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Consultas y comentarios sobre nuestros servicios de consultoría documental.
Buenos días, estamos interesados en una auditoría de nuestros archivos contables históricos. ¿Tienen disponibilidad para el próximo mes? Somos una empresa constructora con más de 15 años de documentación acumulada.
Consulta sobre digitalización segura: manejamos expedientes con datos personales de clientes. ¿Qué certificaciones o protocolos de seguridad aplican en el proceso de escaneo y almacenamiento en la nube?
Hola, queremos optimizar el flujo papelero en nuestra oficina central. Actualmente tenemos tres archiveros saturados y el personal pierde mucho tiempo buscando legajos. ¿Realizan diagnósticos in situ?
Solicito información sobre la metodología de clasificación de legajos comerciales antiguos. Tenemos documentos desde 1998 sin ordenar y necesitamos un plan de trabajo con plazos concretos.
Excelente el artículo sobre auditoría de archivos. Lo compartí con mi equipo de administración. ¿Tienen algún taller o webinar programado sobre eficiencia documental para este trimestre?
Resultados concretos en la gestión documental de organizaciones uruguayas.
“IBI Partners auditó nuestro depósito de legajos comerciales. Redujimos el tiempo de localización de expedientes antiguos de 20 minutos a menos de 5. El circuito de clasificación que diseñaron nos permitió liberar espacio físico y ordenar el archivo histórico.”
Gerardo Méndez
Coordinador Administrativo, Estudio Jurídico Méndez & Asociados
“Implementamos la digitalización segura en la nube que nos recomendaron. Hoy todo nuestro flujo papelero está centralizado y con acceso controlado. La curva de aprendizaje fue corta y el soporte técnico fue impecable durante la migración.”
Laura Fernández
Jefa de Archivo, Cooperativa de Crédito Regional
“La auditoría interna de procesos de oficina nos mostró exactamente dónde perdíamos tiempo. Con los cambios que aplicamos, el equipo administrativo recuperó unas 8 horas semanales que antes se iban en buscar documentos extraviados.”
Carlos Varela
Director de Operaciones, Grupo Empresarial Varela
Las siguientes cláusulas forman parte integrante de toda propuesta de servicios emitida por IBI Partners. Su objetivo es delimitar el alcance de las obligaciones, evitar interpretaciones divergentes y establecer un marco de referencia objetivo para la ejecución de las tareas de consultoría en logística de archivos y eficiencia documental corporativa.
La fase de auditoría interna comprende la revisión de una muestra representativa de los depósitos documentales y circuitos administrativos del cliente. IBI Partners no se responsabiliza por la veracidad ni la integridad de los datos proporcionados por la organización contratante. Cualquier omisión en la entrega de legajos, registros o planos de archivo podrá derivar en una ampliación del alcance y, en consecuencia, en ajustes presupuestarios.
Las propuestas de diseño de circuitos de clasificación se basan en las mejores prácticas del sector y en la normativa vigente en Uruguay. No obstante, la implementación operativa de dichos circuitos es responsabilidad exclusiva del personal designado por el cliente. IBI Partners actúa como asesor metodológico y supervisor técnico, sin asumir labores de ejecución manual de archivo ni de digitalización masiva, salvo pacto expreso en contrario.
La implementación de metodologías de digitalización segura en la nube se realiza conforme a los estándares de encriptación y control de acceso detallados en la propuesta técnica. IBI Partners no garantiza la invulnerabilidad absoluta de los sistemas frente a ciberataques ni se hace responsable por pérdidas de datos derivadas de fallos en la infraestructura del proveedor cloud seleccionado por el cliente. La elección del prestador de servicios de almacenamiento es potestad exclusiva de la organización contratante.
Los cronogramas presentados en las propuestas son estimativos y están sujetos a la disponibilidad de acceso a las instalaciones, a la colaboración del personal del cliente y a la entrega oportuna de la documentación requerida. Cualquier retraso imputable a la organización contratante dará lugar a una reprogramación de los hitos sin penalización para IBI Partners. Los entregables se consideran aceptados una vez transcurridos cinco días hábiles desde su remisión sin objeción escrita por parte del cliente.
Toda la información intercambiada durante la ejecución del servicio se regirá por el acuerdo de confidencialidad firmado entre las partes. Los informes, metodologías, plantillas y herramientas desarrolladas por IBI Partners para el proyecto son de propiedad intelectual de la firma, concediéndose al cliente una licencia de uso no exclusiva e intransferible para su aplicación interna. Queda prohibida su reproducción o distribución a terceros sin autorización expresa y por escrito.
Estas condiciones prevalecen sobre cualquier comunicación verbal o intercambio informal previo a la firma del contrato. Para consultas específicas sobre su aplicación, diríjase a nuestra oficina en A La Cooperaria, Soriano, Uruguay, o a través del correo info@ibipartners.com.